Können sich Videokonferenzen auch für strategische Besprechungen, Brainstormings oder kreative Workshops als Standard etablieren? Die Antwort darauf hängt nicht zuletzt von der Akzeptanz der Technik im Marketing-Team ab. Denn nur wer mit dem Tool gut umgehen kann und die Vorzüge erkennt, wird es regelmäßig einsetzen.
Die Schulung der potentiellen Anwender trägt also maßgeblich zum erfolgreichen Einsatz bei. Dazu gehört auch, das richtige Verhalten während einer Videokonferenz zu trainieren – und ihnen quasi einen Knigge für das virtuelle Meeting an die Hand zu geben. Die fünf wichtigsten Tipps:
Tipp 1: Gute Vorbereitung ist die halbe Videokonferenz
Auch für virtuelle Meetings gilt: Nichts ist frustrierender als endlose Besprechungen ohne Mehrwert. Eine Agenda im Vorfeld sorgt nicht nur für eine einheitliche Erwartungshaltung aller Teilnehmer. Sie liefert auch einen klaren Gesprächsfaden während der Konferenz. Die Agenda sollte wichtige Informationen enthalten wie
- Start und Ende
- Teilnehmer und Rollenverteilung
- Inhalte und Ziel
- Vorbereitung: Welche Informationen oder Dokumente werden benötigt?
Tipp 2: Technik beherrschen
Die Teilnehmer sollten mit den Funktionen der Videokonferenz-Lösung vertraut sein. Das schafft zum einen Sicherheit, zum anderen erhöht der Einsatz aller technischen Möglichkeiten die Effizienz. Auch hier empfiehlt es sich, im Vorfeld wichtige Fragen zu klären, etwa wie sich Mikrofon und Kamera ein- und ausschalten oder Dokumente teilen lassen. Bei sehr wichtigen oder großen Meetings wie globale Strategiebesprechungen ist es eine Überlegung wert, den Service eines professionellen Dienstleisters in Anspruch zu nehmen: Er kümmert sich um alle technischen Details, so dass sich die Teilnehmer auf die Inhalte konzentrieren können.
Während bei Präsenzmeetings so manch einer erst in letzter Minute dazu stößt, sollten Videokonferenz-Teilnehmer den virtuellen Raum mindestens fünf Minuten vorher betreten. So können sie sicher stellen, dass bei Beginn der Konferenz alle Dokumente vorbereitet sind und die Kameraeinstellung passt (siehe Tipp 3).
Tipp 3: Ins rechte Licht rücken
Damit der Teilnehmer gut sichtbar ist, sollte die Lichtquelle im Raum vor Beginn der Konferenz richtig justiert sein. Ideal ist eine Beleuchtung aus derselben Richtung, aus der die Kamera aufzeichnet. Das sorgt für eine optimale Ausleuchtung des Gesichtes und wirft keine Schatten. Achtung: Spiegel oder Scheiben können das Licht ungünstig reflektieren und verzerren das Bild.
Auch die Sichtlinie beeinflusst die Atmosphäre: Filmt die Kamera beispielsweise von unten, müssen die anderen Teilnehmer aufschauen. Das kann gerade bei unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen für Missmut sorgen. Übrigens: Für den direkten Blickkontakt ist es wichtig, in die Kamera zu schauen anstatt auf den Monitor.
Vor dem virtuellen Meeting lohnt sich nicht nur ein kritischer Blick in den Spiegel, sondern auch auf den Schreibtisch. Leere Getränkeflaschen und der noch nicht bearbeitete Papierstapel wirken schnell unprofessionell. Wer keine Zeit mehr zum Wegräumen hat, kann den Kameraausschnitt verändern.
Tipp 4: Geräuschquellen beseitigen
Klingelnde Telefone, Straßenlärm und klickende Tastaturen sind Störquellen, die es zu vermeiden gilt. Daher sollten alle Geräte aus und Fenster an verkehrsreichen Straßen geschlossen sein. Das Tippen auf der Tastatur während einer Konferenz ist nicht nur unhöflich, sondern auch kontraproduktiv für das gesamte Meeting. Das gilt natürlich nicht, wenn über die oft integrierte Sharing-Funktion ein Word-Dokument mit allen geteilt und simultan bearbeitet wird.
Lässt sich das Beantworten eines Anrufs oder das Schreiben wichtiger Mails während der Konferenz nicht vermeiden, sollten die anderen Teilnehmer darüber informiert sein. Am besten ist, Kamera und Mikrofon dann zeitweise auszuschalten.
Tipp 5: Gute Moderation
Zur Einleitung des Moderators gehört mehr, als Teilnehmer und Agenda vorzustellen. Er sollte auch kurz die Verhaltensregeln erläutern – etwa ob Wortmeldungen schon während eines Vortrages erwünscht sind oder erst danach. Ebenfalls wichtig: den Zeitrahmen definieren und falls die Videokonferenz aufgezeichnet wird, vor Beginn das OK aller Teilnehmer einholen.
Trotz zeitlichem Limit sollten alle Beteiligten immer genügend Zeit haben, ihre Ideen zu artikulieren. Schweift jedoch ein Teilnehmer zu weit ab, ist es Aufgabe des Moderators, einzuschreiten. Ein diplomatischer Weg könnte das Angebot sein, den angesprochenen Aspekt in einem separaten Meeting zu vertiefen.
Fazit
Auch wenn sich persönliche Treffen nicht komplett ersetzen lassen: Richtig geplant und durchgeführt, sind Videokonferenzen eine kostengünstige und effiziente Methode der ortsunabhängigen Zusammenarbeit. Zudem erlauben sie, schnell und unkompliziert miteinander in persönlichen Kontakt zu treten. Und warum sollten gerade die Kreativen nicht auch bei der Wahl der Kommunikationsmittel offen für Neues sein und die Bandbreite der Möglichkeiten nutzen?
Dies ist ein Gastartikel von: Tobias Enders, Geschäftsführer GMS Global Media Services
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Guido & Götz
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